Est-ce que votre logiciel POS a atteint la fin de sa durée de vie utile?

  • Par Roxane Prince
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  • 28 Août 2017
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  • Conseils

Les détaillants qui ont prolongé l’utilisation de leurs vieux systèmes de point de vente (PDV) au-delà des délais normaux seront bientôt forcés de les remplacer afin de respecter les échéances de conformité et d’assurer la survie de leur entreprise.

Les anciens systèmes dont la durée de vie s’est prolongée au-delà des délais d’entretien technique ne pourront plus recevoir de mises à niveau ni accueillir de nouvelles fonctionnalités contribuant à l’augmentation des ventes et à l’amélioration du service à la clientèle. Par conséquent, même si l’équipement fonctionne toujours, la technologie des systèmes de PDV obsolètes demeure déficiente en ce qui a trait à la puissance de traitement et à la capacité de la mémoire à exécuter des applications récentes.

Pourquoi remplacer un système de PDV qui arrive à la fin de sa vie utile?

Il existe des raisons convaincantes qui justifient le remplacement du système, ainsi que des options abordables qui sont offertes aux détaillants.

  • Protection des données du client : De nombreux articles font état d’exemples des coûts associés aux atteintes à la protection des données sensibles des clients. Ces montants se comptent en millions de dollars pour ces entreprises dont la réputation devient entachée de façon significative et envers lesquelles la fidélité des clients est compromise.
  • Coût des défaillances de système : Il existe des systèmes de très grande qualité toujours en usage. Toutefois, quand ceux-ci sont utilisés sur de trop longues périodes par les magasins, le risque de défaillance augmente. Ces problèmes entraînent des pertes de temps dans les magasins et une interruption du service à la clientèle.
  • Entretien déficient : Quand les systèmes de PDV arrivent à la fin de leur durée de vie, les mises à jour et la maintenance ne sont plus disponibles, car le développement et le soutien du produit sont éliminés progressivement pour finir par disparaître complètement. Si vous n’êtes pas prêt à mettre votre système à niveau, assurez-vous de savoir exactement jusqu’à quand du soutien vous est offert.
  • Équipement et logiciel inadéquats : En plus de la vitesse et des possibilités de traitement d’équipements plus récents, les détaillants peuvent bénéficier d’un grand nombre de nouvelles fonctionnalités et applications afin d’offrir un meilleur service à leurs clients, d’assurer leur fidélité ainsi que des ventes continues.
  • Incompatibilité logicielle : Les nouvelles applications sont optimisées pour les systèmes d’exploitation les plus récents. En d’autres termes, si vous utilisez un système d’exploitation plus ancien, vous ne pouvez pas avoir accès aux fonctionnalités de pointe. Vos opérations demeurent alors circonscrites dans les limites de votre système actuel.
  • Risques liés à la responsabilité légale et à l’autorité réglementaire :Les entreprises utilisant des équipements et logiciels obsolètes risquent des amendes sévères et même des poursuites en justice pour non-conformité aux réglementations gouvernementales ou de l’industrie. Ce risque est particulièrement élevé quand une atteinte à la sécurité des données découle de l’utilisation de technologie plus ancienne.
  • Attentes des clients : Les clients s’attendent à ce que leur détaillant préféré leur offre un bon rapport qualité-prix, un service rapide et un système de pointe fiable pour traiter les paiements et protéger leurs renseignements personnels.

    Si le système du détaillant n’est pas récent, cela peut avoir un impact sur l’expérience du client et sa confiance, en plus d’entraîner une perte d’occasions d’affaires. Tout le travail acharné dans le marketing et le marchandisage, tous les efforts des associés aux ventes en magasin se résument au moment où le client se trouve face au système de PDV pour conclure sa transaction. En termes de satisfaction client, ça passe ou ça casse.

Comment gérer des technologies à la fin de leur cycle de vie?

Avant d’examiner les choix de remplacement disponibles, les intervenants de l’entreprise doivent définir les exigences de la solution à adopter. Même si les besoins peuvent être couverts par les fonctionnalités du système existant, les décideurs peuvent profiter de l’occasion pour trouver de nouvelles options qui leur sont supérieures.

Il arrive parfois qu’un système en fin de vie ne soit utilisé que par les employés. À d’autres moments, il peut agir comme structure d’un système de gestion de la clientèle. Les gestionnaires doivent tenir compte de l’impact que ce changement aura sur leurs relations avec les clients.

Il est recommandé d’examiner autre chose que des systèmes génériques et de choisir un logiciel qui peut être personnalisé afin de répondre à toutes les exigences et les priorités d’affaires du magasin. L’évaluation en cinq étapes comprend l’analyse, l’examen approfondi, l’évaluation, la validation et les tests.

Certaines migrations peuvent être faites lentement afin de réduire les impacts immédiats, tandis que d’autres obtiennent plus de succès quand le changement est effectué d’un seul coup. Quand cette dernière approche est privilégiée, il est plus efficace de faire la migration à un moment où la technologie n’est pas utilisée, que ce soit après les heures de bureau ou la fin de semaine. Ainsi, les employés continueront d’avoir accès à un système entièrement fonctionnel, et la perte potentielle de productivité causée par une interruption de système lors de la migration pourra alors être évitée.

Avant le déploiement de la nouvelle solution, les gestionnaires de TI doivent s’assurer que le personnel qui travaillera sur le système a reçu une formation adéquate sur la façon de l’utiliser. La tenue de plusieurs petites rencontres de formation permet aux participants de poser des questions et d’acquérir les habiletés nécessaires pour tirer profit des fonctionnalités de base du système. La présentation des éléments centraux dès le début aidera les utilisateurs à comprendre les fonctions principales du système. D’autres sessions de formation plus approfondie pourront être offertes rapidement par la suite.

Quels sont les avantages de remplacer un système en fin de vie utile?

La décision de remplacer votre logiciel de PDV ne doit pas être prise à la légère. Cependant, avant de prendre une décision finale, il est important que vous sachiez reconnaître les signes d’obsolescence de votre système actuel. Notez bien qu’il existe de nombreux avantages à mettre votre solution à niveau, tels que :

  • #1 De nouvelles fonctionnalités peuvent contribuer à l’augmentation des revenus : La centralisation des retours, du marketing client, des autorisations de carte de crédit, ainsi qu’une fidélisation de la clientèle, l’offre de cartes-cadeaux et autres caractéristiques présentes dans les logiciels récents peuvent entraîner une réduction des coûts et une augmentation des revenus au détaillant.
  • #2 Une meilleure intégration peut améliorer la performance globale : Dans le passé, les applications de point de vente en magasin fonctionnaient en silos d’informations contenant un nombre limité de données qui était traitées pendant la nuit pour être acheminées aux systèmes centraux des détaillants. Maintenant, grâce aux connexions Internet à haute vitesse dans les magasins, les applications de point de vente sont de véritables systèmes intégrés permettant aux détaillants d’accéder en temps réel aux options leur permettant de gérer leurs ventes et leurs opérations..
  • #3 Une capacité à se conformer aux attentes de vos clients : La gestion des stocks a toujours été un élément clé du suivi des transactions au point de vente. Maintenant, plus que jamais, l’obtention rapide de données fiables sur les mouvements des stocks en magasin est essentielle pour être en mesure de s’adapter aux demandes en constante évolution des clients. Des systèmes plus récents peuvent gérer plusieurs canaux de vente de détail tant pour le commerce en ligne que pour les établissements traditionnels.

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