Comment réussir votre clôture d’exercice financier?

  • Par Roxane Prince
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  • 01 Novembre 2017
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  • Conseils

Est-il temps pour vous de soumettre vos résultats financiers de fin d’année? En tant que détaillant, vous savez que vous aurez en besoin de connaître la valeur de vos stocks en fin d’année pour la clôture de votre exercice financier. Par contre, vous n’êtes peut-être pas conscient de la nécessité d’examiner l’exactitude des données sur vos stocks avant et à la fin de votre exercice financier.

Pourquoi devriez-vous effectuer un décompte physique?

Un décompte des stocks adéquat révèle souvent des problèmes dont vous ignoriez l’existence, tels que l’obsolescence et la freinte de stocks non décelées.

De plus, la mise en place d’un système de suivi des stocks efficace comporte d’autres avantages :

  • Lutte contre le vol : les décomptes physiques sont un excellent moyen de s’assurer que les ventes correspondent aux informations de commandes et qu’il n’y a pas d’écarts causés par des vols commis par des employés ou des clients.
  • Meilleur service à la clientèle : Obtenir un portrait précis des stocks dont vous disposez permet de vous assurer que vous serez en mesure de remplir toutes les commandes et de vous réapprovisionner en articles dont le niveau est bas.
  • Suivi des produits : La prise d’inventaire de fin d’année est un bon moment pour faire le bilan de l’année qui s’achève et pour déterminer quels produits se vendent bien et lesquels mériteraient désormais d’être abandonnés.

Rappelez-vous qu’il est crucial d’effectuer une prise d’inventaire physique. Si votre année d’imposition se termine le 31 décembre (c’est généralement le cas), votre décompte des stocks doit refléter les produits et matériaux que vous avez à votre disposition.

Parfois, les circonstances ne vous permettent pas d’effectuer votre décompte le 31 décembre. Dans ce cas, comptez vos stocks quelques jours avant ou après cette date et ajustez vos chiffres.

Se préparer pour le décompte physique de fin d’année

Consacrer du temps à la préparation avant de commencer votre prise d’inventaire est un élément-clé du succès de votre décompte physique.

Voici 7 conseils pour assurer un décompte physique de fin d’année précis et efficace de vos produits :

      Choisissez une date

      Le choix d’une date est important lorsque vient le temps de planifier votre décompte physique. Le meilleur moment pour l’effectuer est pendant les heures de fermeture. Toutefois, si cela n’est pas possible, choisissez un jour ou une heure de la journée où votre commerce est peu achalandé et que le niveau des stocks est à son plus bas. Une fois que vous avez choisi votre date, inscrivez-la à l’horaire et informez vos employés.

      Sélectionnez une méthode de prise d’inventaire

      Alors que certaines entreprises utilisent encore des cartes et feuilles de comptage, de nombreuses autres entreprises font le passage aux lecteurs de codes à barres et aux appareils mobiles avec applications de lecture de codes à barres et de prise d’inventaire. C’est de loin la manière la plus simple et la plus précise d’effectuer un décompte des stocks.

      Investissez dans tout l’équipement et les fournitures nécessaires

      Selon la méthode que vous choisissez, vous devez vous assurer d’avoir en main toutes les fournitures nécessaires pour effectuer votre décompte des stocks de fin d’année. Si votre entreprise a décidé d’utiliser des appareils mobiles, vous devrez acheter des applications de décompte des stocks comme le module de gestion mobile des stocks d’ACCEO Smart Vendor. Si vous avez décidé d’utiliser des lecteurs de codes à barres sans fil, vous devrez les acheter si vous ne les possédez pas déjà.

      Communiquez avec votre personnel

      Assurez-vous que vos employés connaissent la date du décompte physique et la méthode que vous avez choisie. Si vous implantez un nouvel outil de décompte des stocks, prévoyez une journée de formation pour les initier au nouvel appareil et au nouveau logiciel. Cela fera en sorte que le décompte physique se passe bien pour tout le monde.

      Fournissez des instructions d’inventaire précises

      Assurez-vous que votre commerce de détail a des instructions écrites pour le décompte physique des stocks. Ces instructions devraient être distribuées à l’avance aux employés impliqués dans le décompte, et passées en revue avec eux à l’avance. De plus, des plans du magasin devraient accompagner les instructions pour assigner les zones de responsabilité.

      Organisez avant de compter

      C’est l’une des étapes les plus importantes du processus de planification. Les entrepôts et les magasins bien organisés permettent un décompte physique plus efficace. Aussi près que possible de la date prévue de décompte physique, demandez à vos employés de se promener à travers les lieux et de tout placer au bon endroit.

      Sauvegardez, sauvegardez, sauvegardez

      Question de précautions, il est toujours judicieux de sauvegarder vos données avant de commencer votre décompte des stocks, une seconde fois avant d’apporter toute modification au décompte, et une troisième fois une fois les modifications effectuées.

For many retailers, the once a year “Physical Count” is quickly approaching. This is the ideal time to start implementing a mobile inventory management solution to save valuable time and make product count less painful.

Pour bien des détaillants, le décompte physique annuel approche à grand pas. C’est le moment idéal d’implanter une solution de gestion mobile des stocks qui s’intègre à votre point de vente ACCEO Smart Vendor pour optimiser ce processus.